En un escenario de transformación tecnológica y alta competencia, las empresas se ven obligadas a ser cada vez más eficientes en su operación. Solo así pueden tener costos bajos, asegurar la calidad de sus productos y servicios, desarrollar un ciclo comercial sano, y enfocarse en la creación de nuevas ventajas competitivas.
¿Pero cómo alcanzar esa mayor eficiencia? La respuesta está en el desarrollo de procesos que permitan tener un panorama claro sobre cada actividad que se desarrolla en la compañía, requerimientos de insumos y personal, especificaciones de calidad y responsables. Contar con un mapa de este tipo también ayuda a evitar la duplicación de funciones, los errores recurrentes y el desperdicio de recursos.
Aquí te compartimos una metodología de seis pasos para que puedas a empezar a trabajar en los procesos de tu empresa. La mala noticia es que no se trata de un objetivo fácil de alcanzar, ya que significa un cambio de cultura organizacional y requiere de la participación de todo el personal. La buena es que si lo logras, llevarás a tu empresa al siguiente nivel y estarás listo para enfrentar nuevos retos.
1. Comunica a toda la empresa sobre la importancia del proyecto
El desarrollo y la integración de procesos a la operación actual de un negocio necesita del compromiso de cada nivel de tu equipo. Explica a tu gente de qué se trata, cuáles son los objetivos, qué ventajas traerá y qué se espera de cada uno. Y comparte también avances, dificultades y otras novedades, para que el personal se mantenga motivado.
2. Abre un área encargada de procesos
Aunque te pueda parecer innecesario, es fundamental contar con personal de tu oficina enfocado al 100% tanto en la creación como en la gestión de esta herramienta de mejora continua. Puede ser una sola persona, pero que cuente con los conocimientos, metodologías y herramientas necesarias para provocar un cambio real en la operación diaria.
3. Desarrolla un plan de trabajo
Es fundamental trabajar con el empleado encargado del proyecto sobre los objetivos a alcanzar, personal involucrado, tiempos y fechas de entrega. Solo así se podrán medir avances y resultados, y determinar si la empresa está realmente preparada para enfrentar este nuevo desafío.
4. Enfócate en la generación de valor
Mapear todos los procesos de una compañía, no importa cuál sea su tamaño, puede ser agobiante y desgastante. Empieza por todos aquellos relacionado con la producción de bienes y servicios, y que generen una ventaja competitiva real frente a la competencia. A partir de ahí, puedes empezar a trabajar en los proceso “de apoyo”, como ventas, logística o administración.
5. Haz un mapeo simple pero efectivo
Esta es una etapa de diagnóstico, en la que tienes que registrar lo que realmente está sucediendo en la empresa en ese momento (incluso las funciones que no están formalizadas). Entre otros datos, necesitas registrar: listas de actividades, descripción de cada una de ellas, en qué orden se realizan, participantes y responsables, y entregables.
6. Haz un diagnóstico
Con toda la información sobre cada proceso en la empresa, llega la hora de analizar resultados, niveles de calidad, problemas y obstáculos. Este es un punto fundamental, que puede brindarte información vital sobre ineficiencias, sobrecostos y oportunidades de mejora en la compañía. Utiliza estos datos para dar los ajustes finales a los procesos, comunicarlos a todo el personal, darles las herramientas que necesitan e iniciar una nueva etapa de expansión.
Fuente: Mipropiojefe.com